Archivační lhůty pro podnikatele

Chcete-li se do téma ponořit podrobně, čtěte níže. My to však vidíme stručně: firemní záležitosti týkající se činnosti obchodní společnosti (doklady o vzniku, zprávy z valných hromad atd.) nevyhazujte nikdy. Mzdové záležitosti archivujte 30 let, ostatní doklady 10 let a pokud nejste plátci daně z přidané hodnoty, stačí 5 let. Doklady vztahující se k pořízení dlouhodobého majetku uschovávejte samostatně, mimo ostatní doklady a to minimálně 10 let po skončení doby odpisování.

A teď detailně:

Podnikatelské účetní jednotky musí uchovávat účetní záznamy po dobu, kterou stanoví tyto předpisy:

• Zákon č. 563/1991Sb., o účetnictví
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
• Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního pojištění
• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

Zákon č. 563/1991Sb., o účetnictví; část 6.: Úschova účetních záznamů §31 a §32

• Účetní závěrka a výroční zpráva se archivuje po dobu 10 let
• Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy po dobu 5 let
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let, např.:
  • prvotní účetní doklady
  • účetní knihy
  • odpisové plány
  • inventurní soupisy
  • účtový rozvrh
  • přehledy
  • ostatní účetní záznamy

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty; oddíl 8.: Uchovávání daňových dokladů §35 a §35a

• archivační lhůta pro uchování daňových dokladů je 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního pojištění; §35a odst.4 upravuje archivační lhůty týkající se zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají jiné fyzické osoby:

• Stejnopisy evidenčních listů se uchovávají po dobu 3 let po roce, kterého se týkají.
• Záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle §37 odst.1 pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu po dobu 10 let po roce, kterého se týkají.
• Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají. 10 let je potřebná archivace mzdových listů nebo účetních záznamů o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu.
• V případě zániku zaměstnavatele, má povinnost zajistit úschovu dokumentů až do uplynutí zákonných lhůt a o způsobu úschovy informovat správu soc. zabezpečení.

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, Příloha č.1 specifikuje nutnost archivace veškerých dokumentů, které se týkají činnosti obchodní společnosti a družstev; nejde jen o archivaci účetních či daňových dokladů ale mimo jiné také:

• Dokumenty o vzniku, přeměně či zániku společnosti (jednací řády, organizační řády, …)
• Zápisy z jednání statutárních a dozorčích orgánů
• Zprávy z valných hromad
• Výroční zprávy
• Zprávy o auditu
• Inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci společnosti
• Smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem

Podnikatelé jsou povinni provést skartační řízení po vypršení skartační lhůty.

Zákon o účetnictví uvádí sankce, které hrozí za porušení povinnosti archivace. Dle §37a odst. 1 q se účetní jednotka, která neuschová účetní záznamy, dopouští přestupku, za který může finanční úřad udělit pokutu až do výše 3% hodnoty aktiv.

Zdroj: Účetní a daně č. 1/2019 – Nakladatelství Sagit, a.s. Archivační lhůty pro podnikatele /Ing. Jiří Kadlec/. Str.39-41. http://www.sagit.cz/info/ucetni-a-dane-c-1-2019